Skip to main content

كيفية إعداد نظام مسح المستندات

مع حلول قرارات العام الجديد ، فإن "الذهاب إلى الورق" هو ​​أحد المنافسين العشرة الأوائل ، في مكان ما بين "فقدان الوزن" و "توفير المال". ولكن إذا كنت قد قررت أن تقوم برقمنة مستنداتك من قبل ، فقد تعلمت أن الحديث عن ذلك هو شيء واحد. في الواقع القيام بذلك هو اقتراح صعب. إذا كنت مثل معظم الأشخاص ، فأنت بالفعل راضي عن إدارة بياناتك الرقمية الواردة ؛ انها ورقة العالقة هذه هي المشكلة. لنكون صادقين ، قد لا تتوقف أبدًا عن كل ورقة أخيرة من عبور مكتبك ، لذا لا بد من إجراء المسح الضوئي عليه.

قد يكون المسح الضوئي عملية معقدة تتطلب الأجهزة الصلبة والكثير من التخزين (سواء كان غير متصل أو عبر الإنترنت) ، وأي قدر ضئيل من التفاني الشخصي. فيما يلي كيفية تبسيط كل هذا وجعل المسح غير مؤلم قدر الإمكان.

حدد الجهاز المناسب

سوف يتم الإسراع في حل آخر فاشل إذا لم يكن الجهاز لديك على مستوى المهمة. والخبر السار هو أن معظم الشركات المصنعة للطابعات تنتج الآن أجهزة شاملة قادرة على توفير جودة المسح الضوئي في الهيكل نفسه كطابعة ملونة وناسخة وجهاز فاكس ، غالباً مقابل 200 دولار أو أقل.

مراجعة الماسحات الضوئية خارج نطاق هذه القصة ، ولكن PCWorld لحسن الحظ أن ذلك الرفع الثقيل بالنسبة لك. تأكد ، أثناء قيامك بالبحث في المراجعات ، عن أنك لا تضع في الاعتبار سوى الأجهزة التي تحتوي على وحدة تغذية للورق ودائرة طباعة على الوجهين. لقد تم نسف أفضل النوايا لتقليل الورق عن طريق الاضطرار إلى وضع نسخ أصلية على ماسحة ضوئية واحدة كل مرة أو التعامل مع عمليات فحص غير منقوصة مع صفحاتها خارج الترتيب.

سرعة المسح الضوئي يجب أن تكون اعتبارًا رئيسيًا آخر ، لأن المسح هو نشاط لن ترغب في التريث كلما زاد عدد الأشخاص الذين سيستخدمون الماسح الضوئي الخاص بك ، ستحتاج إلى أن يكون أسرع وأكثر ملؤه بالمميزات. يمكن لـ Lexmark OfficeEdge Pro5500 المصنف على أعلى تصنيف مسح ما يصل إلى 10 صفحات ملونة من جانب واحد في الدقيقة ، في حين يتم تقييم سعر CLX-6260FW من سامسونج (والأكبر) لـ 20 صفحة في الدقيقة. إذا كنت تتوقع فقط أن تضطر إلى مسح عشرات الصفحات أو كل جلسة ، فإن السرعة لن تكون مشكلة كبيرة. ولكن عندما تبدأ هذه الصفحات في تجاوز 50 أو 60 ، فإن التوفير الزمني الذي يوفره الماسح الضوئي الأسرع يمكن أن يزيد بالفعل.

قم بمسح ما يصل إلى 10 صفحات ملونة من جانب واحد في الدقيقة باستخدام برنامج Lexmark OfficeEdge Pro5500.

خيار آخر هو جهاز مسح ضوئي مثل NeatDesk NeatDesk أو Fujitsu's ScanSnap ، وهي عبارة عن ماسحات ضوئية مستقلة (وليس طابعات) مصممة لتحويل المسح إلى مهمة بسيطة غير مؤلمة عن طريق إزالة المتاعب من العملية ودمج الخدمات السحابية (المزيد على هذا في وقت لاحق) بشكل وثيق مع الأجهزة. إذا كنت لا تمانع في الحصول على جهاز إضافي على مكتبك (بما أنك ستحتاج على الأرجح إلى طابعة) ، فهي حلول قادرة. حلول الهاتف المحمول مثل Brother DS-920dw متاحة أيضاً للمستخدمين أثناء التنقل.

طابعات الهاتف المحمول مثل Brother DS-920dw تجلب وظائف نظائرها المكتبية في حزمة محمولة.

Scanning software

The good الأخبار: أصبح المسح مدمجًا في عدد كبير من برامج الكمبيوتر وتطبيقات الجوال بالإضافة إلى الخيارات التي توفرها الأجهزة بشكل مباشر. الأخبار السيئة: التي تمنحك ، المستخدم ، ربما الكثير من الخيارات للاختيار من بينها.

يمكنك المسح مباشرة من نظام التشغيل - كل من Mac OS وإصدارات Windows المختلفة تدعمه - وكذلك من خلال تطبيقات مثل Word و Acrobat . تقدم أجهزة الجوّال الآن عددًا كبيرًا من تطبيقات المسح الضوئي ، وتسمح لك العديد من أجهزة الكمبيوتر باستخدام كاميرا الهاتف بدلاً من جهاز منفصل - على الرغم من أنها لأغراض الأرشفة بالمستند ، فربما تريد التمسك بماسح ضوئي شرعي يوفر جودة أفضل. > الطريقة التي تختارها غير ذات صلة إلى حد كبير ، ولكن من المرجح أن يجد معظم المستخدمين أن البرنامج المتضمن مع الماسح الضوئي هو الخيار الأبسط والأكثر مباشرة. الاعتبار الرئيسي هو ما يفعله البرنامج بالوثائق الممسوحة ضوئياً. إذا كنت تخطط لأرشفتها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، فستحتاج إلى نظام يمكنه وضعها بسهولة في مجلد تحدده. إذا كنت تخطط لأرشفتها عبر الإنترنت ، فستحتاج إلى واحدة تعمل جيدًا مع الخدمة السحابية التي تختارها.

أخذها إلى السحابة

كان التقدم الأكثر أهمية في عالم المسح الضوئي في السنوات الأخيرة دمج السحابة مع برامج المسح والأجهزة. الآن ، بدلاً من البحث عن التخزين المحلي وإدارته لكافة المستندات الممسوحة ضوئيًا ثم التعامل مع الأرشيفات عبر الإنترنت ، يمكنك إرسال عمليات الفحص إلى نظام التخزين عبر الإنترنت الذي تختاره مباشرةً من الماسح الضوئي.

سوف تقوم Finovera بتنزيل البيانات المالية مباشرةً إلى حساب السحابة ، كما يتضمن المسح الضوئي للمستندات كميزة.

الأمثلة كثيرة جدًا بحيث لا يمكن تحديدها بالكامل. على سبيل المثال ، يمكن لـ Fujitsu ScanSnap إرسال المستندات إلى SugarSync و Evernote و Google Drive ومواقع أخرى على الإنترنت ، في حين يمكن للماسحات الضوئية "Scan to Cloud" القابلة للحفظ من إبسون الحفظ مباشرة إلى Box و Dropbox و Evernote و Google Drive. ستحتاج إلى قضاء بعض الوقت في تهيئة الأشياء ، ولكن بمجرد إعدادها ، ستجد أنه يمكنك قص جهد الوسيط في نسخ الملفات يدويًا إلى السحابة للنسخ الاحتياطي.

يتم تركيز الخدمات الأخرى المماثلة على التخزين السحابي وتضمينها مسح المستند كميزة. تحقق من SimpleScan و Finovera ، اللذان تم تصميمهما لشفائك من الاعتماد على التخزين المحلي تمامًا عن طريق وضع كل شيء على الإنترنت ، على الرغم من أن البعض قد يكون لديه بعض القلق المبدئي حول الثقة في حياتهم المالية بالكامل إلى خدمة سحابة.

وضع العلامات والأرشفة

الآن للأخبار السيئة: بغض النظر عن المكان الذي تقوم فيه بتخزين الملفات الخاصة بك على الإنترنت أو خارجها ، ستحتاج إلى القيام ببعض الأعمال على الأقل لإدارتها. لا يعني مجرد فحص الأشياء أنه سيكون من السهل العثور عليها في وقت لاحق. وكما يلاحظ المحامي توم فلوريس ، "إن الشيء الوحيد الأسوأ من مشاهدة محام يبحث عن مستند في صندوق أوراق مصرفي هو مشاهدة محامي يحاول تمرير المستندات على جهاز لوحي."

فكر في الملفات أثناء مسحها ضوئيًا بوضع علامات عليها بشكل مناسب وأرشفتها في المكان المناسب. يجب أن تحتوي الملفات الممسوحة ضوئيًا على اسم مناسب وأن يتم حفظها في مجلد تم وضع علامة مميزة عليه. (تم تصميم تطبيقات مثل Evernote لجعل هذا النوع من المؤسسات سهلًا بالنسبة لك ، لذا استفد من ذلك.) كذلك ، يجب عليك استخدام OCR كلما أمكن لضمان تخزين محتويات كل ملف وقابل للبحث ، مما يزيد بشكل كبير من قيمة اﻟﻣﺳﺢ

إدارة ﺳﯾر اﻟﻌﻣل

أﺧﯾراً ، ﯾﺗﺿﻣن اﻟﻣﺳﺢ اﻟﺿوﺋﻲ ﺟﮭودًا ﺑدﻧﯾﺔ وﻋﻘﻟﯾﺔ ﻣن ﺟﺎﻧﺑك. هذا النوع من المجهود الضئيل لا يكاد يكون على رأس قائمة المهام المهنية المنشغلة ، ولكن من المهم الانتهاء من عمليات المسح بانتظام لضمان أن نظام المسح الخاص بك يحتفظ بقيمته. في أفضل الأحوال ، ستكون كل الأوراق على الفور مسح وإعادة تدوير بمجرد أن يضرب مكتبك ، ولكن هذا على الأرجح متفائلة مفرطة. استنادًا إلى تفاصيل العمل وحجم الورقة التي تتلقاها ، يمكن إجراء مسح ضوئي للعمل بأمان على جدول زمني مرة أو مرتين في الأسبوع ، بشرط أن تلتزم به ولا تدع المربع "في" كومة الحصول على نسبة عالية جدا. يحتاج المسح إلى أن يصبح عادة ... ويمكنك استخدام الأيام الخاصة بك للاشتراك في كشوفات إلكترونية ، وإلغاء الاشتراك من المراسلات غير الضرورية ، والتحدث إلى العملاء حول تفضيلاتك للاتصالات الإلكترونية.